Niezapłacona faktura – co zrobić, gdy termin płatności minął, a pieniędzy nadal nie ma? Czekać czy działać?
Brak zapłaty za wykonaną usługę lub dostarczony towar może mieć istotny wpływ na płynność finansową firmy. Im szybciej podejmiesz odpowiednie działania, tym większa może być szansa na odzyskanie należności.
Jeżeli kontrahent nie zapłacił faktury w terminie, warto w pierwszej kolejności zebrać dokumenty potwierdzające należność i wezwać go do zapłaty. Jeżeli dłużnik nie kwestionuje długu, można również rozważyć zawarcie ugody. Gdy działania polubowne nie przynoszą rezultatu, kolejnym krokiem może być pozew o zapłatę, a następnie egzekucja komornicza.
Niezapłacona faktura – co zrobić krok po kroku?
Krok 1. Zbierz dokumenty potwierdzające należność
Pierwszym krokiem powinno być zebranie dokumentów związanych ze sprawą. W zależności od rodzaju współpracy mogą to być m.in.:
- umowa,
- zamówienie,
- zaakceptowana oferta,
- faktura,
- protokół odbioru,
- dokument wydania towaru,
- korespondencja e-mailowa lub wiadomości z kontrahentem,
- inne dokumenty potwierdzające wykonanie usługi lub dostarczenie towaru.
Dokumentacja może mieć kluczowe znaczenie, jeżeli kontrahent zacznie kwestionować istnienie lub wysokość należności albo sprawa trafi do sądu.
Krok 2. Wyślij wezwanie do zapłaty
Jeżeli termin płatności minął, kolejnym krokiem może być skierowanie do kontrahenta wezwania do zapłaty.
W wezwaniu warto wskazać m.in.:
- wysokość należności,
- numer i datę faktury,
- termin, w którym należność powinna zostać uregulowana,
- dodatkowy termin na dokonanie zapłaty,
- numer rachunku bankowego,
- informację o możliwości skierowania sprawy do sądu w przypadku braku zapłaty.
Czy wezwanie do zapłaty jest obowiązkowe przed złożeniem pozwu?
Wezwanie do zapłaty co do zasady nie jest formalnym warunkiem wniesienia pozwu o zapłatę. Ma jednak duże znaczenie praktyczne.
Po pierwsze, daje dłużnikowi ostatnią możliwość dobrowolnego uregulowania należności bez prowadzenia postępowania sądowego.
Po drugie, pozwala udokumentować próbę polubownego rozwiązania sporu. W pozwie należy bowiem wskazać, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a jeżeli takich prób nie podjęto – wyjaśnić przyczynę.
Dlatego wysłanie odpowiednio przygotowanego wezwania do zapłaty często jest rozsądnym krokiem przed skierowaniem sprawy do sądu.
Czy można naliczyć odsetki od niezapłaconej faktury?
Brak zapłaty w terminie może oznaczać, że wierzycielowi przysługują również odsetki za opóźnienie.
W przypadku transakcji handlowych pomiędzy przedsiębiorcami zastosowanie mogą mieć przepisy dotyczące odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
Dodatkowo, przy spełnieniu ustawowych warunków, wierzycielowi może przysługiwać rekompensata za koszty odzyskiwania należności w równowartości:
- 40 euro – gdy wartość świadczenia nie przekracza 5 000 zł,
- 70 euro – gdy wartość świadczenia jest wyższa niż 5 000 zł, ale niższa niż 50 000 zł,
- 100 euro – gdy wartość świadczenia wynosi co najmniej 50 000 zł.
W konkretnym przypadku warto sprawdzić, jakie dokładnie odsetki oraz dodatkowe należności mogą zostać dochodzone od kontrahenta.
Dłużnik chce zapłacić, ale nie ma pieniędzy – czy warto zawrzeć ugodę?
Krok 3. Ugoda i rozłożenie długu na raty
Jeżeli dłużnik nie kwestionuje należności, ale ma przejściowe problemy finansowe, korzystnym rozwiązaniem może być zawarcie ugody i ustalenie harmonogramu spłaty zadłużenia.
Ugodę można zawrzeć również wtedy, gdy spór już powstał.
Wbrew pozorom rozłożenie długu na raty może czasem pozwolić na szybsze i bardziej efektywne odzyskanie pieniędzy niż prowadzenie długotrwałego sporu.
Treść ugody powinna jednak odpowiednio zabezpieczać interes wierzyciela, w szczególności na wypadek zaprzestania spłaty przez dłużnika.
Kiedy skierować sprawę o niezapłaconą fakturę do sądu?
Nie ma jednego terminu odpowiedniego dla każdej sprawy.
Jeżeli jednak kontrahent:
- nie reaguje na wezwanie do zapłaty,
- stale przesuwa termin płatności,
- odmawia zapłaty,
- kwestionuje istnienie lub wysokość długu,
- albo istnieje ryzyko pogorszenia się jego sytuacji finansowej,
dalsze oczekiwanie może działać na niekorzyść wierzyciela.
Krok 4. Pozew o zapłatę
Jeżeli próby polubownego rozwiązania sprawy nie przynoszą rezultatu, kolejnym krokiem może być skierowanie sprawy do sądu.
Celem postępowania jest uzyskanie tytułu egzekucyjnego, np. nakazu zapłaty lub wyroku, który po spełnieniu odpowiednich warunków będzie mógł stanowić podstawę egzekucji.
Przed złożeniem pozwu warto przeanalizować nie tylko dokumenty i wysokość należności, ale również sytuację majątkową dłużnika oraz opłacalność prowadzenia postępowania.
Co dzieje się po uzyskaniu nakazu zapłaty lub wyroku?
Krok 5. Klauzula wykonalności
Samo uzyskanie korzystnego orzeczenia nie zawsze oznacza jeszcze możliwość skierowania sprawy do komornika.
Co do zasady podstawą egzekucji jest tytuł wykonawczy, czyli tytuł egzekucyjny zaopatrzony w klauzulę wykonalności, chyba że przepisy przewidują wyjątek.
Krok 6. Egzekucja komornicza
Jeżeli dłużnik mimo wydanego orzeczenia nadal nie płaci, po uzyskaniu tytułu wykonawczego sprawę można skierować do komornika.
Egzekucja może być prowadzona z określonych składników majątku dłużnika, stosownie do okoliczności konkretnej sprawy.
Jak długo można dochodzić zapłaty za fakturę?
Z dochodzeniem należności nie warto zwlekać również ze względu na przedawnienie roszczenia.
Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej co do zasady przedawniają się po 3 latach, jednak przepisy szczególne mogą przewidywać inne, w tym krótsze terminy. Bieg przedawnienia rozpoczyna się zasadniczo od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.
Dlatego termin przedawnienia powinien być każdorazowo ustalany z uwzględnieniem rodzaju umowy i okoliczności konkretnej sprawy.
Niezapłacona faktura a ulga na złe długi
Brak zapłaty może mieć również znaczenie podatkowe.
W określonych przypadkach wierzyciel będący podatnikiem VAT może skorzystać z tzw. ulgi na złe długi i skorygować podatek należny od niezapłaconej faktury.
Jednym z warunków jest uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności. Co do zasady następuje to, gdy należność nie została uregulowana ani zbyta w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności.
Możliwość zastosowania ulgi powinna być jednak każdorazowo oceniana pod kątem aktualnych przepisów podatkowych i konkretnej sytuacji przedsiębiorcy.
Kontrahent nie płaci faktury – nie warto zwlekać
Brak zapłaty jednej faktury może szybko przerodzić się w większy problem, szczególnie jeżeli kontrahent ma również zobowiązania wobec innych wierzycieli.
Dlatego szybka reakcja może zwiększyć szansę na skuteczne odzyskanie należności.
Kanarek Kancelaria zapewnia pomoc prawną na wszystkich etapach dochodzenia należności – od analizy dokumentów i przygotowania wezwania do zapłaty, poprzez negocjacje i zawarcie ugody, aż po postępowanie sądowe oraz egzekucję komorniczą.
Jeżeli Twój kontrahent nie zapłacił faktury, warto przeanalizować sprawę i dobrać sposób działania odpowiedni do wysokości należności, posiadanych dokumentów oraz sytuacji dłużnika.